Kolejne cztery wnioski po kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach, dotyczyły uwag do pracy księgowości w Urzędzie Gminy Rędziny, a w szczególności podróży służbowych pracowników Urzedu Gminy Rędziny, w tym Wójta Gminy Rędziny.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W 2018 r. do rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy Rędzin przyjmowano nieprawidłowo sporządzone dokumenty polecenia wyjazdu służbowego (delegacji), co polegało na rozliczeniu kosztów wyjazdów służbowych do innych miejscowości od wskazanych w poleceniu wyjazdu służbowego przez pracodawcę jak również w innym terminie wyjazdu od wskazanego przez pracodawcę.

Powyższe było niezgodne z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn. zm.), stosownie do którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Ponadto, stosownie do postanowień § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.

Zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 4, § 6 i § 8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej zarządzeniem Nr 0050.52.2017 Wójta Gminy Rędziny z dnia 24 kwietnia 2017 r.:
- podstawą księgowań są dowody źródłowe (dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej): wewnętrzne np. delegacje służbowe,
- dowody księgowe powinny być: rzetelne – czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
- wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli pod względem: merytorycznym (rzeczowym), formalno-rachunkowym,
- kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu, że dokumenty wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu.

Powyższe stwierdzono na przykładzie trzynastu poleceń wyjazdu służbowego wystawionych w okresie styczeń – wrzesień 2018 r. m.in. dla: Wójta Gminy Rędziny, byłego Zastępcy Wójta Gminy Rędziny, byłego Sekretarza Gminy oraz pozostałych pracowników Urzędu Gminy Rędziny.

Przyczyną powyższej nieprawidłowości było niewłaściwe sprawdzenie ww. dokumentów (tj. dowodów księgowych stanowiących podstawę dokonania wydatków oraz zapisów w ewidencji księgowej) pod względem formalnym przez pracowników Urzędu odpowiedzialnych za sprawdzenie delegacji i potwierdzenie ich prawidłowości pod tym względem.

Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi przez p. Pawła Militowskiego – Wójta Gminy Rędziny wszystkie wyjazdy służbowe pracowników faktycznie się odbyły w terminach i do miejscowości wskazanych przez pracowników w rozliczeniu delegacji i wydatki z tytułu zwrotu tych kosztów były zasadne. Natomiast nieprawidłowość wynikała z przyjętej praktyki rozliczania kilku wyjazdów służbowych na jednym druku polecenia wyjazdu służbowego w celu ograniczenia ilości dokumentów.

Ponadto, stwierdzono trzy przypadki wystawienia polecenia wyjazdu służbowego dla p. Pawła Militowskiego – Wójta Gminy Rędziny przez osobę nieupoważnioną do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy. Powyższe było niezgodne z art. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 902 z późn. zm.) w związku z § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z art. 8 ustawy o pracownikach samorządowych, pracodawcą wójta jest urząd gminy. Czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta (burmistrza, prezydenta miasta), związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności - wyznaczona przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) osoba zastępująca lub sekretarz gminy. Powyższe stwierdzono w przypadku poleceń wyjazdu służbowego: Nr 2343.1.2018 z dnia 2 stycznia 2018 r., Nr 2343.117.2018 z dnia 11 maja 2018 r., Nr 2343.100.2018 z dnia 25 kwietnia 2018 r., które zostały wystawione (podpisane) przez p. Mariusza Spiechowicza – byłego Zastępcę Wójta Gminy Rędziny. Czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy Rędziny wykonywał p. Krzysztof Popiel – były Sekretarz Gminy Rędziny, natomiast do kontroli nie przedłożono upoważnienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych dla p. Marusza Spiechowicza – byłego Zastępcy Wójta Gminy Rędziny.

Zadania w zakresie sprawdzania dokumentów księgowych pod względem formalnorachunkowym należały do pracowników Referatu Finansowego. Nadzór w tym zakresie pełniła p. Aneta Wiśniewska – ówczesny Skarbnik Gminy Rędziny.

Wniosek nr 7
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Rędziny w zakresie dokonywania prawidłowej kontroli formalno-rachunkowej poleceń wyjazdów służbowych, będących wewnętrznymi dowodami księgowymi, w celu zapewnienia ich rzetelności, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) w związku § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) oraz § 4, § 6 i § 8 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej zarządzeniem Nr 0050.52.2017 Wójta Gminy Rędziny z dnia 24 kwietnia 2017 r., mając na uwadze art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.).

Wniosek nr 8
Zapewnić wystawianie poleceń wyjazdów służbowych dla Wójta Gminy Rędziny wyłącznie przez osoby upoważnione do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta Gminy, mając na uwadze art. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1282 z późn. zm.) w związku z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W latach 2016 - 2020 (do dnia zakończenia kontroli) operacje gospodarcze związane z lokowaniem środków pieniężnych z rachunku budżetu na rachunku lokaty były ujmowane na koncie 140 – „Środki pieniężne w drodze” (subkonto 140-1) zamiast na koncie 133 – „Rachunek budżetu” (na odpowiednio wydzielonym subkoncie tego konta). Powyższe dotyczyło lokowania środków na tzw. lokacie „overnight” na wydzielonym rachunku technicznym depozytu automatycznego do rachunku bieżącego budżetu. Powyższe było niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 133 – „Rachunek budżetu” oraz konta 140 – „Środki pieniężne w drodze” zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), a następnie w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.).

Stosownie do powyższych zasad, konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku budżetu. Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym:
- środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego;
- kwot wpłacanych przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio do banku z tytułu dochodów budżetowych w przypadku potwierdzenia wpłaty przez bank w następnym okresie sprawozdawczym;
- przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym okresie sprawozdawczym.

Tożsame zasady funkcjonowania konta 133 i konta 140 zawarto w zakładowym planie kont dla budżetu gminy Rędziny stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 0050.167.2019 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2019 r. oraz w poprzednio obowiązujących zakładowych planach kont dla budżetu gminy Rędziny przyjętych do stosowania odpowiednio: zarządzeniem Nr 0050.147.2018 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Rędziny oraz zarządzeniem Nr 61/2012 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu gminy i jednostki organizacyjnej Urzędu Gminy w Rędzinach.

Środki pieniężne pozostające na dzień 31 grudnia 2019 r. na ww. rachunku lokaty w kwocie 7.211.998,63 zł wykazano w bilansie budżetu za rok 2019 oraz w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego wg stanu na koniec 2019 r.

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych dotyczących środków pieniężnych na rachunkach bankowych należało do pracowników Referatu Finansowego. Nadzór w tym zakresie sprawowały: od 1 stycznia 2016 r. do 23 lutego 2017 r. p. Maria Borówka - ówczesny Skarbnik Gminy Rędziny, w okresie od 1 marca 2017 r. do 21 lutego 2019 r. p. Aneta Wiśniewska – ówczesny Skarbnik Gminy Rędziny, od 7 marca 2019 r. p. Aneta Pasieka – Skarbnik Gminy Rędziny.

Wniosek nr 9
Ujmować operacje gospodarcze dotyczące lokowania środków pieniężnych z rachunku budżetu na rachunku depozytu automatycznego (lokata overnight) w ewidencji konta 133 – „Rachunek budżetu”, zgodnie z zakładowym planem kont dla budżetu ustalonym zarządzeniem Nr 0050.167.2019 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2019 r., a także z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342).

W latach 2016 - 2020 (do dnia zakończenia kontroli) nie prowadzono ewidencji szczegółowej do pozabilansowego konta 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”.

Powyższe było niezgodne z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 3 do poprzednio obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), a następnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm. ).

Stosownie do opisu sposobu prowadzenia tego konta zawartym w załączniku nr 3 do ww. rozporządzeń, konto 980 jest kontem pozabilansowym Urzędu i służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy oraz jego zmiany.

W prowadzonej ewidencji do tego konta (przedłożonej do kontroli) ujmowano na podstawie dowodu księgowego PK łączną kwotę planowanych oraz wykonanych wydatków Urzędu (sumę planu i sumę wydatków dla wszystkich działów klasyfikacji budżetowej) na koniec każdego miesiąca. Nie prowadzono ewidencji szczegółowej do tego konta wg podziałki klasyfikacji budżetowej.

Powyższe było również niezgodne z opisem tego konta zawartym w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Rędzinach przyjętym zarządzeniem Nr 61/2012 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu gminy i jednostki organizacyjnej Urzędu Gminy w Rędzinach (ze zmianami), a następnie zarządzeniem Nr 0050.147.2018 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Rędziny.

Natomiast w kolejnym zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Rędzinach przyjętym zarządzeniem Nr 0050.167.2019 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2019 r. nie wskazano sposobu prowadzenia ewidencji szczegółowej do ww. konta 980.

Powyższe było niezgodne z ww. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w związku z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351 z późn.zm.), zgodnie z którym jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.

Prawidłowe zorganizowanie rachunkowości jednostki należało do zadań Skarbnika Gminy Rędziny, funkcję tą pełniły: p. Maria Borówka - do 23 lutego 2017 r., p. Aneta Wiśniewska - od 1 marca 2017 r. do 21 lutego 2019 r., p. Aneta Pasieka - od 11 marca 2019 r.

Wniosek nr 10
Uzupełnić zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy Rędziny o sposób prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta pozabilansowego 980, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), mając na uwadze art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351 z późn.zm.) oraz zaprowadzić ewidencję szczegółową do tego konta w sposób określony
w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia.