Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach skontrolowała Urząd Gminy Rędziny w zakresie księgowości. Po kontroli pojawiły się kolejne nieprawidłowości...

Pierwszy wniosek znajduje się poniżej...kolejne będą w następnych publikacjach.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W latach 2016 - 2020 (do dnia zakończenia kontroli), dochody realizowane przez Urząd (podatki oraz dochody niepodatkowe które wpływały bezpośrednio na rachunek budżetu) były ujmowane na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki” (subkonto 130-2) w okresach kwartalnych, na koniec każdego kwartału (w korespondencji z kontem 221 lub innym właściwym kontem) na podstawie dokumentów PK (dochody te w księdze głównej organu ujmowano w ewidencji konta 133 – „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 222/subkonto 222-1/ a następnie na podstawie dowodu PK w ewidencji konta 901 – „Dochody budżetu”).

Powyższe było niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 130 określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.), a następnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.). Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130 określonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzeń, ww. konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), w korespondencji z kontem 221 lub innym właściwym kontem.

Powyższe było również niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 130 zawartymi w zakładowym planie kont dla Urzędu stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 0050.167.2019 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2019 r., zgodnie z którymi zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągu bankowego (nie dopuszczono możliwości dokonywania zapisów na podstawie innych dokumentów księgowych, w poprzednio obowiązującym planie kont dla Urzędu ustalonym zarządzeniem Nr 0050.147.2018 Wójta Gminy Rędziny z dnia 31 grudnia 2018 r. dopuszczono taką możliwość).

Skutkiem powyższego ujmowania dochodów realizowanych przez Urząd, sprawozdania jednostkowe miesięczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za miesiące: styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopada były sporządzane na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej organu. Dane w zakresie wpływów dochodów w ww. miesiącach nie wynikały z ksiąg rachunkowych Urzędu.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109 z późn.zm.) oraz § 6 ust. 1 pkt 1 poprzednio obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1016 z poźń.zm.), sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych, na podstawie ewidencji księgowej.

Stosownie do § 4 ust. 1 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz załącznik nr 39 do poprzednio obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1016 z późn. zm.), sprawozdania jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki budżetowej, gminy za styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad oraz grudzień - wypełniają w zakresie wpływów planowanych i wykonanych. Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. Instrukcji, sprawozdanie jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego, sporządza się na podstawie danych księgowości podatkowej. Stosownie natomiast do § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej.

Ponadto, opis konta 130 zawarty w ww. planie kont nie był dostosowany do faktycznych zasad funkcjonowania tego konta w księgach Urzędu.

Urząd Gminy Rędziny posiadał wspólny rachunek bankowy dla Urzędu jako jednostki oraz dla budżetu w zakresie dochodów, natomiast od lutego 2017 r. prowadzono wyodrębniony rachunek bankowy do wydatków Urzędu (operacje przeprowadzane na tym rachunku ujmowane były na subkoncie 130-1). Natomiast w ww. opisie konta 130 wskazano, że konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Następnie w pozycji „Uwagi” wskazano, że w urzędzie prowadzi się rachunek bieżący, dalej wskazano, że wszystkie dochody i wydatki budżetowe przeprowadza się bezpośrednio na rachunku bankowym budżetu. Powyższe zapisy dotyczące ujmowania wydatków w ewidencji konta 130 (tj. prowadzenia odrębnego rachunku w urzędzie z zapisem o realizowaniu dochodów i wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu) nawzajem się wykluczają, co świadczy o niespójności przyjętych zasad rachunkowości.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn.zm.), jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.

Prawidłowe zorganizowanie rachunkowości jednostki należało do zadań Skarbnika Gminy Rędziny, funkcję tą pełniły: p. Maria Borówka - do 23 lutego 2017 r., p. Aneta Wiśniewska - od 1 marca 2017 r. do 21 lutego 2019 r., p. Aneta Pasieka – od 11 marca 2019 r.

Natomiast funkcje kierownika jednostki, do którego zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości należy ustalenie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w okresie objętym kontrolą wykonywał p. Paweł Militowski – Wójt Gminy Rędziny.

Wniosek nr 6
Zapewnić prawidłowe ujmowanie dochodów objętych planem finansowym Urzędu Gminy Rędziny w księgach rachunkowych Urzędu w ewidencji konta 130 oraz dokonać zmian przyjętych zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości dotyczących zasad rachunkowości dla Urzędu Gminy Rędziny poprzez doprecyzowanie jednolitych zasad klasyfikacji zdarzeń na koncie 130, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 października 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), mając na uwadze również zasady sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego określone w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564) w związku § 4 ust. 1 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 36 do ww. rozporządzenia oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351 z późn.zm.).